Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tiếp để chuyển hàng hóa từ người sản xuất đến người tiêu dùng. Trong hoạt động logistics có nhiều bộ phận khác nhau và Warehouse là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng đối với logistic.
Trong bài viết này Weixin sẽ gửi đến bạn đọc tất tần tật thông tin về Warehouse cũng như giúp các bạn hiểu rõ được Warehouse là gì? Các bạn hãy cùng theo dõi nhé!
1- Warehouse là gì?
Theo Wiki, thì Hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System - WMS) là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các chuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có. Hệ thống quản lý kho (WMS) ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực (real-time: một thuật ngữ rất quan trọng trong công tác quản lý); kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị. Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
Warehouse trong logistics có nghĩa là kho bãi hay kho hàng hóa. Đây là một cơ sở bất động sản được dùng vào việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa. Warehouse thuộc quản lý của cá nhân hoặc doanh nghiệp và luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp một cách nhanh chóng với chi phí thấp nhất.
Một doanh nghiệp có thể có một hoặc một vài warehouse, phân bố tại nhiều địa điểm khác nhau. Nhưng cũng có doanh nghiệp không có warehouse nào, họ sẽ đi thuê lại của bên thứ ba.
2- Vai trò của bộ phận Warehouse
Trong hoạt động Logistics, warehouse giữ vai trò rất quan trọng với rất nhiều công dụng thực tế và là bộ phận không thể thiếu. Warehouse có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách doanh nghiệp cung ứng hàng hóa ra thị trường. Thậm chí warehouse còn ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của một số doanh nghiệp.
Thứ nhất, warehouse đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh
Đối với bất cứ doanh nghiệp nào thì việc đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết cho hoạt động kinh doanh là vấn đề then chốt. Nếu không có warehouse, doanh nghiệp sẽ phải nhập hàng liên tục. Còn các sản phẩm ngay khi sản xuất ra sẽ phải lập tức bán được. Doanh nghiệp sẽ phải đồng thời đáp ứng được hai vấn đề này, nếu không quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị đình trệ.
Tuy nhiên khi có warehouse, doanh nghiệp sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề này. Chỉ cần có warehouse, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tần suất nhập hàng và xuất hàng một cách hợp lý để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động ổn định và liên tục.
Thứ hai, giảm chi phí cho các doanh nghiệp
Khi tần suất nhập hàng hóa được giảm tải sẽ giúp làm giảm chi phí vận tải của mỗi lần nhập hàng. Điều này giúp làm giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ ba, hỗ trợ doanh nghiệp cung ứng hàng hóa hiệu quả hơn
Khoảng cách địa lý có ảnh hưởng rất lớn đến thời gian giao hàng. Khi một doanh nghiệp phân bố các kho hàng của họ một cách hợp lý thì thời gian giao hàng sẽ được tiết kiệm hơn rất nhiều. Trong thời đại ngày nay, khả năng giao hàng trong thời gian ngắn trở thành lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp.
Thứ tư, warehouse hỗ trợ quá trình logistics ngược
Bên cạnh những vai trò kể trên, warehouse còn có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình logistics ngược.
3- Các chức năng chính của phòng Warehouse
3.1- Lưu trữ hàng hóa
Lưu trữ hàng hóa là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của warehouse. Nhờ có warehouse mà toàn bộ hàng hóa sẽ được tập trung tại một điểm, được phân loại, lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả, khoa học nhất.
3.2- Bảo quản
Bên cạnh lưu trữ warehouse còn có chức năng cơ bản khác là bảo quản hàng hóa. Khi được lưu trữ trong kho, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo tốt nhất về số lượng và chất lượng, đảm bảo không bị biến đổi hoặc chỉ biến đổi rất ít trong quá trình lưu trữ.
3.3- Chuẩn bị đơn hàng
Tất cả hàng hóa sau khi được lưu trữ tại kho sẽ được tiến hành phân loại. Khi đó hàng hóa có thể được chia nhỏ, gộp lại hoặc xử lý để đáp ứng tốt nhất yêu cầu giao hàng, xuất kho hoặc là vận chuyển của các bộ phận có liên quan.
4- Phân biệt Warehouse và trung tâm phân phối
Các loại hệ thống quản lý kho:
- Hệ thống quản lý kho có thể là các hệ thống độc lập hoặc bộ cung cấp dây chuyền chuỗi cung ứng, các mô-đun của một hệ thống ERP (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp) như Odoo, Megaventory, Visual World. Tùy thuộc vào mô hình và tính phức tạp của doanh nghiệp mà đôi khi hệ thống quản lý kho đơn giản chỉ như một bản danh sách viết tay được cập nhật khi cần thiết, hoặc là các bản tính được tạo ra nhờ phần mềm Microsoft Excel, Access.
- Hệ thống quản lý kho khi đưa vào sử dụng sẽ ứng dụng một loạt các công nghệ truyền thông tin (tần số vô tuyến), công nghệ tự động ID (mã vạch, RFID,...), các máy tính và thiết bị di động, xử lý vật liệu tự động (băng truyền và phân loại) với thiết bị kho (máy băng truyền, kho tự động, công cụ sửa chữa)
Mặc dù warehouse và trung tâm phân phối có điểm chung là lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị đơn hàng. Nhưng 2 bộ phận này khác nhau và có những điểm khác biệt rõ ràng sau:
Thứ nhất, warehouse chỉ tập trung vào việc lưu trữ, còn trung tâm phân phối có kèm theo rất nhiều các hoạt động khác, như: dán nhãn, đóng gói,…
Thứ hai, warehouse tập trung vào đối tượng chính là hàng hóa. Trong khi đó đối tượng của trung tâm phân phối là khách hàng.
Thứ ba, hoạt động warehouse không bắt buộc phải sử dụng công nghệ cao nhưng trung tâm phân phối là bắt buộc.
Thứ tư, mức độ hoạt động của warehouse không quá phức tạp, còn trung tâm phân phối vô cùng phức tạp.
Thứ năm, warehouse phục vụ chủ yếu trong nội bộ doanh nghiệp, còn trung tâm phân phối bao gồm cả nội bộ và khách hàng bên ngoài.
Thứ sáu, thời gian lưu trữ hàng hóa tại warehouse tương đối dài, nhưng trung tâm phân phối thì rất ngắn.
5- Phân loại Warehouse
Trong lĩnh vực logistics hiện có các loại warehouse cơ bản sau đây:
5.1- Warehouse kiểm soát khí hậu
Đây là loại warehouse thường được sử dụng để vận chuyển các loại hàng hóa dễ hư hỏng, chủ yếu là thực phẩm. Loại warehouse này thường bao gồm kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ. Nhờ có loại warehouse này mà các sản phẩm có thể giữ nguyên chất lượng ban đầu.
5.2- Warehouse tư nhân
Loại warehouse thường thuộc quyền sở hữu của các tập đoàn bán lẻ lớn hoặc công ty lưu trữ tư nhân. Đây là các kho bãi độc quyền, thường được xây dựng gần cơ sở sản xuất hoặc bên ngoài công trường. Các warehouse này đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ chi phí và sẵn sàng đầu tư tài chính để xây dựng kho.
5.3- Warehouse công cộng
Loại warehouse này chỉ thích hợp khi doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa trong khoảng thời gian ngắn. Khi doanh nghiệp có quá nhiều hàng hóa cần lưu trữ, họ có thể gửi hàng tại những warehouse công cộng trong thời gian ngắn để tìm kho bổ sung.
5.4- Warehouse tự động
Ưu điểm của loại warehouse này là đem lại hiệu quả cao, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Các warehouse tự động sẽ được quản lý bằng phần mềm để nhận đơn hàng, lưu trữ và di chuyển hàng hóa. Các thiết bị được sử dụng như xe nâng, giá đỡ đều rất hiện đại. Sử dụng phần mềm trong quản lý giúp hạn chế sai sót và gia tăng khả năng luân chuyển hàng hóa.
5.5- Warehouse ngoại quan
Warehouse ngoại quan là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm thời lưu trữ hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng hóa trong nước được đưa đến.
Tại các warehouse ngoại quan, chủ hàng có thể ủy quyền cho chủ kho hoặc đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện các dịch vụ đóng gói, gia cố hàng hóa, ghép hàng hay phân loại hàng hóa. Tại đây hàng hóa có thể được chuyển quyền sở hữu, chuyển hàng hóa giữa warehouse ngoại quan và cửa khẩu, giữa các kho ngoại quan và làm thủ tục nhập xuất hàng.
5.6- CFS nhập kho
Loại warehouse này còn được biết đến với tên địa điểm thu gom hàng lẻ. Đây là loại warehouse chuyên dụng để thu gom, phân loại hàng lẻ được vận chuyển chung container khi các chủ hàng không có đủ hàng để vận chuyển riêng container. Hàng hóa sẽ được tập trung lại để đóng gói, sắp xếp trong lúc chờ làm thủ tục xuất nhập khẩu, nếu cần mới tiến hành phân chia hoặc ghép container để xuất khẩu.
5.7- Warehouse bảo thuế
Những loại nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế hàng xuất khẩu sẽ được lưu tại warehouse bảo thuế. Loại warehouse này thường thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra và giám sát warehouse bảo thuế.
6- Những lưu ý khi doanh nghiệp cần thuê Warehouse
Khi doanh nghiệp có nhu cầu thuê warehouse bạn cần lưu ý những điểm sau:
6.1- Hệ thống HVAC (sưởi, thông gió và điều hòa không khí)
Trong thực tế không phải warehouse nào cũng trang bị đầy đủ hệ thống HVAC. Nên nếu cần thuê warehouse có hệ thống này thì doanh nghiệp sẽ phải tự cài đặt. Mặt khác, nếu warehouse có hệ thống này thì bạn cũng không thể biết chắc người thuê trước đó có bảo trì hệ thống đúng yêu cầu hay không. Vì vậy, doanh nghiệp cần thận trọng để không phải gánh chịu những sai sót kỹ thuật có thể xảy ra.
Trước khi đưa ra quyết định thuê, doanh nghiệp cần thuê thợ có kinh nghiệm kiểm tra thiết bị, yêu cầu chủ warehouse kiểm tra, sửa chữa hệ thống, mọi việc cần được xác lập bằng văn bản. Khi đàm phán hợp đồng, doanh nghiệp nên thỏa thuận với chủ kho rằng bạn sẽ bảo trì hệ thống HVAC, nhưng khi phát sinh việc sửa chữa hệ thống hoặc thay thế thì chủ kho phải chịu trách nhiệm.
6.2- Chi phí vận hành
Chi phí vận hành warehouse thường bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì. Khi cần thuê warehouse doanh nghiệp cần hiểu và phân biệt rõ các khoản chi phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành và khoản chi phí nào có thể loại trừ.
6.3- Diện tích cần thuê
Khi thuê warehouse bạn sẽ chỉ phải chi trả cho phần diện tích mà bạn sử dụng. Tuy nhiên một số chủ warehouse thường cố tình tính thêm phần diện tích mà bạn không sử dụng. Vì thế, bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, hiểu rõ luật và tìm hiểu về chủ kho.
6.4- Khu vực đậu xe
Trách nhiệm sửa chữa và bảo dưỡng khu vực đậu xe là trách nhiệm của chủ warehouse. Nhưng chủ kho thường cố tình bắt người thuê phải trả khoản này. Do đó, bạn cần xác định mục đích sử dụng bãi đậu xe, người sử dụng nhiều nhất và lượng xe sẽ để trong bãi.
6.5- Phân vùng
Nếu loại hàng hóa bạn gửi cần được phân vùng đặc biệt, không được để chung với các loại hàng khác thì bạn cần đàm phán với chủ kho. Đồng thời điều này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng.
6.6- Bảo trì hàng hóa
Tuy rằng bảo trì hàng hóa là trách nhiệm của cả doanh nghiệp và chủ kho. Nhưng bạn cần hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên và không nên phụ thuộc vào chủ kho. Bởi vì có những rủi ro bạn không thể dự đoán được.
6.7- Khu vực làm hàng và vận chuyển
Nếu hàng hóa của bạn có kích thước hoặc số lượng lớn, cần xe có trọng tải lớn để vận chuyển, bạn sẽ cần có kho bãi đủ rộng. Đặc biệt khu vực đó phải có lối đi đủ rộng để xe di chuyển. Bạn nên xác nhận với chủ kho xem họ có đáp ứng được những điều kiện cần thiết hay không.
6.8- Nguồn điện
Bạn cần xác định rõ yêu cầu về nguồn cấp điện. Nếu bạn không biết rõ về việc này thì bạn nên thuê một kỹ sư điện hoặc thợ điện để đánh giá hệ thống điện trong kho. Điều này đảm bảo không để nguồn điện ảnh hưởng xấu đến chất lượng hàng hóa.
6.9- Chiều cao trần
Bạn cần kiểm tra xem chiều cao trần có phù hợp hay không. Nhất là trong trường hợp hàng hóa hoặc trang thiết bị của bạn có kích thước lớn.
6.10- Tải trọng sàn
Bạn cần xác định xem tải trọng sàn của tấm lót bê tông là bao nhiêu. Cũng như xác định rõ tải trọng mà bạn cần được đáp ứng là bao nhiêu.
Liên hệ thuê kho chung tại Hà Nội
Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Weixin (WXE)
ĐC: 48/282 Lạc Long Quân, Tây Hồ, HN
Hotline: 1900.0135
Mail: info@dichvukhochung.com
Website: dichvukhochung.com
