Hệ thống quản lý kho hàng là gì và nó hoạt động như thế nào?

Hệ thống quản lý kho WMS được biết đến chủ yếu là phần mềm và một tập hợp các quy trình được xác định trước cho phép các tổ chức ủy quyền và giám sát hoạt động của kho. Quá trình hành động này xảy ra từ khi hàng hóa hoặc vật liệu vào kho kéo dài thời gian chúng được thông quan để chuyển ra ngoài. Toàn bộ quy trình quản lý kho này bao gồm các quy trình quản lý hàng tồn kho, kiểm toán và lấy hàng. Để hiểu định nghĩa quản lý kho là viết tắt của gì, chúng ta hãy làm rõ bằng cách nêu một ví dụ.  

Để có được khả năng hiển thị tối đa về hàng tồn kho của tổ chức trong thời gian và địa điểm tương ứng (cơ sở hoặc đang vận chuyển), hệ thống quản lý kho WMS là hành động chính cần thực hiện. Nói về quy trình quản lý kho, nó đi qua việc quản lý các hoạt động của chuỗi cung ứng và các loại kho khác nhau, bắt đầu từ nhà bán buôn hoặc nhà sản xuất đến nhà kho. Sau đó, nó chuyển đến trung tâm phân phối hoặc nhà bán lẻ.

Tóm tắt Phân nhánh Hệ thống Quản lý Kho hàng

Hệ thống quản lý kho có thể được phân đoạn thành nhiều biến thể và phương pháp thực hiện. Mỗi loại hình đều khác biệt về quy mô và bản chất của tổ chức mà nó thuộc về. Đây có thể là các phân hệ độc lập hoặc đơn giản là các hệ thống độc lập trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) WMS lớn . Các hệ thống này cũng có thể khác nhau dựa trên sự phức tạp. Không giống như các doanh nghiệp nhỏ thường làm việc trên một loạt các tệp hoặc tài liệu bảng tính đơn giản, các doanh nghiệp lớn sử dụng phần mềm WMS phức tạp. 

Rất ít hệ thống quản lý kho được thiết kế phù hợp với quy mô và tầm vóc của tổ chức. Trong những cái khác, các tham số xem xét bao gồm các yếu tố khác. Các nhà cung cấp sử dụng các phiên bản khác nhau của sản phẩm WMS có thể được mở rộng cho các quy mô tổ chức khác nhau. Trong một số trường hợp, một số tổ chức đã xem xét việc xây dựng một WMS từ đầu trong khi họ được khuyên nên triển khai một WMS từ một nhà cung cấp có uy tín.

Vì hệ thống quản lý kho có thể được cấu hình cho một tổ chức tương ứng theo các yêu cầu cụ thể mà họ muốn, nên các nhà cung cấp có thể thêm các tùy chỉnh một cách hiệu quả. Đối với Thương mại điện tử, các tùy chỉnh được thêm vào WMS tương ứng của nó sẽ khác nhau tùy theo từng nhà bán lẻ truyền thống. Tương tự như vậy, các thiết kế và cấu hình có thể khác nhau dựa trên hàng hóa mà tổ chức cung cấp để bán, ví dụ như chuỗi cửa hàng tạp hóa WMS sẽ khác biệt rõ rệt so với nhà bán lẻ đồ thể thao. 

Hệ thống quản lý kho có cách thức làm việc cụ thể và tận tụy của nó và khác biệt nhiều so với các hoạt động kho truyền thống. Dưới đây là những gợi ý chi tiết về cách thức hoạt động của hệ thống quản lý kho và nó bao gồm những gì:

Nhận vận chuyển 

Là một nhà kho ở giai đoạn tồn tại cốt lõi của nó, nó được xác định chủ yếu là nơi lưu trữ hàng hóa. Một hành động chính trong hệ thống quản lý kho hàng sẽ là theo dõi hàng hóa đang đến kho. Mỗi hàng hóa đang được nhận cần được cập nhật vào hệ thống và theo dõi thời gian đến và địa điểm mà hàng đã được gửi đi. Phần phụ của hành động này bao gồm việc theo dõi hàng hóa sẽ được vận chuyển ra ngoài. Số lượng hàng hóa nhận được và số lượng hàng hóa phân tán để vận chuyển cần được theo dõi, đo lường và ghi lại chi tiết trong hệ thống.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho 

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là một thuật ngữ có liên quan chặt chẽ đến hệ thống quản lý kho hàng nhưng không có nghĩa giống nhau và do đó thường bị xem xét và nhầm lẫn. Hệ thống quản lý hàng tồn kho được ủy quyền để kiểm soát hàng tồn kho của cùng một kho hàng và có thể sử dụng các chức năng tương tự hiện đang hoạt động.

Ví dụ: nó có thể sử dụng các hành động như mã vạch và theo dõi không gian. Tuy nhiên, để phát hiện ra sự khác biệt giữa hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) và hệ thống WMS , cái trước có thể là một phần của cái sau, nhưng ngược lại thì không.

Kitting và chọn đơn đặt hàng

Các dịch vụ trong nhà kho đôi khi không chỉ đơn giản là lưu trữ hàng hóa và nhiều hành động quan trọng cần được coi là một phần của hệ thống làm việc của nó. Các bộ phận hoặc loạt hàng hóa có bộ phận lưu giữ được chỉ định riêng được kết hợp với nhau để tạo thành một bộ bộ phận lưu giữ bảo quản mới. Khi WMS là yếu tố hạt nhân ở đây, quản lý và thực hiện đơn hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo và theo dõi theo dõi các đơn đặt hàng chọn và đóng gói.

Quản lý nhân viên kho 

Quản lý nhân viên kho có thể được coi là một hành động chính trong hệ thống quản lý kho vì nó được tính trong số các yếu tố ảnh hưởng ảnh hưởng đến chi phí quản lý kho. Nếu việc quản lý nhân viên kho có thể được giám sát và kiểm tra một cách hiệu quả, nó có thể dẫn đến hiểu biết rộng hơn về hiệu suất của những người làm việc trong kho. Đổi lại này sẽ ứng biến đối với các quy trình đã xử lý, cùng với việc giảm đáng kể chi phí tổng thể.  

Báo cáo 

Báo cáo là một điểm quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào; khi nói đến kho bãi, báo cáo thời gian thực có thể là một yếu tố thúc đẩy. Với việc số hóa các hoạt động kinh doanh, thông qua báo cáo toàn diện như một tính năng của WMS kỹ thuật số, rất nhiều thông tin chi tiết có thể giúp ứng biến các quy trình hiện tại. Giờ đây, các nhà quản lý kho có đủ năng lực để xem và giám sát rất nhiều dữ liệu được tạo ra dưới dạng biểu đồ và đồ thị. Những hiểu biết này ảnh hưởng trực tiếp đến việc đưa ra các quyết định sáng suốt về mức độ hiệu quả của kho hàng có thể được quản lý để lưu giữ tất cả các yếu tố trong tương lai.

Bây giờ các hành động của một hệ thống quản lý kho hiệu quả được trình bày chi tiết ở trên, cần phải hiểu những bước nào có liên quan đến những bước tương tự và những hành động nào được chỉ định cho nó. 

Các bước liên quan đến chức năng của hệ thống quản lý kho

Giai đoạn 1: Kỳ vọng và Động lực

Giai đoạn đầu tiên để bắt đầu với một hệ thống quản lý kho hàng là sự tham gia của các nhóm kỳ vọng và động lực khác nhau được thu thập từ các quan điểm khác nhau của các bên liên quan. Với kỳ vọng tăng cao về ROI nhanh chóng và việc triển khai WMS suôn sẻ, các Giám đốc và Giám đốc Điều hành / Hậu cần của công ty mong đợi sự thân thiện với người dùng tối đa để tăng tốc độ dễ dàng trong công việc.

Nó cũng tập trung vào việc loại bỏ các quy trình không hiệu quả, cùng với việc loại bỏ các tập quán và thói quen kho hàng không tốt. Nhờ có WMS, nhân viên kho mong muốn thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn với các lỗi tối thiểu được ghi lại. Tuy nhiên, đồng thời, phiên bản tự động của WMS sẽ không đe dọa đến các công việc được chỉ định của họ. Nếu nhà cung cấp hệ thống quản lý kho làm rõ những tiềm năng mà họ sẽ mang lại cho hoạt động kho hàng một cách rõ ràng mà không có mối đe dọa về tình trạng thiếu việc làm, thì việc triển khai WMS nghiêm túc có thể tạo ra một sự gia tăng đáng kể trong doanh thu.

Giai đoạn 2: Giảm thiểu rủi ro 

Vì việc giảm thiểu rủi ro là một yếu tố quan trọng trong việc triển khai hệ thống quản lý kho, nên mục tiêu cốt lõi nổi bật là đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh khi việc triển khai hoạt động và do đó đưa ra các biện pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn. Khách hàng và nhà cung cấp WMS càng có năng lực và kinh nghiệm thì càng ít xác suất gặp rủi ro hơn.

Giai đoạn 3: Đánh giá hoạt động kinh doanh

Các phiên đánh giá kinh doanh bắt đầu khi bắt đầu dự án hệ thống quản lý kho. Điều này cho phép tổ chức đánh giá, mổ xẻ và phân tích tập hợp các chức năng kho đang diễn ra hiện tại. Điều này cũng cho phép đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu của nhà kho.

Giai đoạn 4: Tiến độ thực hiện

Một trong những thách thức lớn nhất gặp phải để triển khai hệ thống quản lý kho hàng là thiếu việc lập lịch trình phù hợp. Theo các cuộc khảo sát khác nhau được thực hiện, thách thức này nổi bật là lý do cho bất kỳ loại rủi ro tiềm ẩn nào được phát hiện. Do những trở ngại bất ngờ và việc lập kế hoạch không phù hợp, việc triển khai WMS dường như không thành công. Do đó, chỉ có một kế hoạch triển khai thực tế mới cho phép bạn lên lịch triển khai WMS thành công. 

Giai đoạn 5: Xây dựng nhóm

Trên cơ sở chung, cần có hai nhóm tham gia vào việc triển khai WMS; nhóm sẽ cài đặt hệ thống và nhóm khác sẽ bao gồm các giám đốc điều hành kho của khách hàng. Ở giai đoạn này, việc chọn đúng nhóm là rất sơ đẳng và có thể trực tiếp là yếu tố ảnh hưởng đến sự thất bại của việc triển khai WMS cho người kế nhiệm. Điều này là do các hành động được thực hiện sẽ bị ảnh hưởng bởi luồng giao tiếp giữa cả hai nhóm và chất liên quan đến nó sẽ tự quyết định sự thành công của cài đặt WMS.

Giai đoạn 6: Thiết kế và Tùy chỉnh

Vì việc xem xét kinh doanh (giai đoạn đã đề cập ở trên) là rất quan trọng đối với dự án lắp đặt hệ thống quản lý kho, nên việc xem xét lại hệ thống quản lý kho cũng cần được tùy chỉnh một cách hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Với sự linh hoạt hơn trong WMS, yêu cầu ít tùy chỉnh hơn.

Nói từ góc độ mà việc thực hiện dự án WMS thành công trong thời gian ít nhất có thể, thì việc giảm thiểu khả năng tùy chỉnh có thể là một yếu tố then chốt. Mặc dù tiện ích cơ bản của WMS là đáp ứng các tiêu chuẩn của ngành, các thay đổi có thể được thực hiện theo cách vận hành của một nhà kho. Do đó, cả những kỳ vọng và rủi ro cần được giải quyết một cách phù hợp. 

Giai đoạn 7: Đào tạo. 

Đào tạo là một phần của bất kỳ triển khai công nghệ mới nào; như khi xem xét một WMS đang hoạt động, việc đào tạo là rất quan trọng để áp dụng các tùy chỉnh tính năng và thiết kế trong tương lai. Điều này cũng trở nên quan trọng trong khi chuyển đổi từ hệ thống quản lý kho tương ứng sang hệ thống khác. Một số công ty WMS cho rằng việc đào tạo về vận hành WMS có thể mất nhiều thời gian và phủ nhận sự cần thiết của nó.

Tuy nhiên, chúng tôi rất khuyến khích rằng mỗi nhân viên phải tổ chức một khóa đào tạo WMS roper để khen ngợi năng khiếu và khả năng tương thích của người dùng để xử lý hệ thống mới được tích hợp.

Giai đoạn 8: Dữ liệu

Giai đoạn này liên quan trực tiếp đến việc triển khai hệ thống tham gia kho hàng . Nó bao gồm quy trình chuyển dữ liệu kho từ hệ thống này sang hệ thống khác. Để hiểu rõ hơn về giai đoạn này, đề xuất rằng cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu hiện có về kho cần phải cập nhật theo thuật ngữ và lược đồ dữ liệu mới được tích hợp. Cũng với điều này, việc bổ sung dữ liệu bị thiếu và dữ liệu sửa đổi cần phải được thực hiện và điều chỉnh với các yêu cầu hệ thống mới.

Giai đoạn 9: Thử nghiệm. 

Thử nghiệm được thực hiện chủ yếu trên dữ liệu kho thực. Điều này bao gồm việc so sánh kết quả thực hiện quy trình kho tồn tại trước đó trước khi cài đặt WMS và pone mới được tạo và tích hợp. Nhiều hệ thống kho bãi được kiểm tra từng bước và các lỗi nằm trong khung thiết kế sẽ được nhà cung cấp hệ thống quản lý kho tương ứng hoặc nhóm triển khai nhà cung cấp WMS sửa chữa.

Giai đoạn 10: Triển khai

Khi quá trình kiểm tra đang được thực hiện và các sửa đổi được thêm vào hệ thống mới, bước tiếp theo ngay lập tức là triển khai. Ngày được ấn định và một bản chụp dữ liệu chính xác gần đúng của dữ liệu kho đang được tải lên cơ sở dữ liệu của WMS mới. Như một quá trình hoạt động, công việc chính bắt đầu trong hệ thống quản lý kho tích hợp mới. Mặc dù WMS mới đôi khi vẫn hoạt động để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu cho các nhiệm vụ, cả hai hệ thống (hiện tại và hiện tại) đều có thể được so sánh và đánh giá.

Giai đoạn 11: Hỗ trợ

Do một hệ thống tích hợp mới được triển khai trong quản lý kho hàng; nó đưa ra nhiều thách thức không được giải quyết đúng mức trong khi nó đang được xử lý ở các giai đoạn thực hiện. Lý do chính tại sao hỗ trợ là một phần không thể thiếu của một dự án thành công là sự phức tạp của các giai đoạn sau sẽ đòi hỏi các giải pháp nhanh chóng.

Trong khi đang ở giai đoạn hoạt động chính thức, quá trình giải quyết có thể mất nhiều thời gian một cách không cần thiết, do đó làm trì hoãn các hành động tức thì cần thực hiện. Rất ít doanh nghiệp lớn có hệ thống quản lý kho mạnh sử dụng hệ thống quản lý kho dựa trên đám mây và hoạt động trên mô hình SaaS (Software as a Service). Đối với những doanh nghiệp như vậy, các hoạt động trở nên siêu trơn tru với một số lượng sai sót tối thiểu hoặc không đáng kể.

Sự kết luận

Do đó, với sự giải thích chi tiết như vậy về hệ thống quản lý kho hàng là gì và sức mạnh tiềm tàng của nó khi được cài đặt thành công, việc triển khai hệ thống này cho các hoạt động kho hàng của bạn trở nên vô cùng cần thiết. Mỗi giai đoạn trong quy trình thực hiện đều vô cùng quan trọng và cần được thực hiện với sự chú ý và giám sát khéo léo.

Trong thời đại ngày nay, nơi mà sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhu cầu nổi bật với công nghệ tiên tiến là điều bạn cần được cập nhật sớm nhất. Mặc dù hệ thống quản lý kho có rất nhiều ưu điểm, nhưng việc giảm chi phí và vận hành liền mạch là hai trong số những điểm nổi bật chính của nó. Do đó, hãy bắt đầu với hệ thống quản lý kho tiên tiến ngay hôm nay.

Liên hệ thuê kho chung tại Hà Nội

Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Weixin (WXE)
ĐC: 48/282 Lạc Long Quân, Tây Hồ, HN
Hotline:  1900.0135
Mail: info@dichvukhochung.com
Website: dichvukhochung.com