7 Quy trình trong Kho hàng

Có phải tất cả các kho đều giống nhau? Câu trả lời ngắn gọn: không, nhưng có! Sự mâu thuẫn này về mặt thuật ngữ có lẽ được giải thích tốt nhất bằng cụm từ tiếng Thái; 'Cũng vậy nhưng khác nhau'. Cụm từ này được sử dụng rộng rãi ở Thái Lan để giải thích cho những khách du lịch ngây thơ (chẳng hạn như tôi) về sự tương đồng giữa sản phẩm này với sản phẩm khác.

Hãy để tôi giải thích.

Đúng vậy, các kho hàng đều giống nhau ở 7 khía cạnh chính. Họ chia sẻ 7 quy trình chính. Hai liên quan đến dòng vào (màu vàng), ba liên quan đến dòng ra bên ngoài (màu xanh lá cây), cộng với lợi nhuận và giá trị gia tăng. Như nhau!

Bây giờ đây là phần 'khác nhau'.

Có rất nhiều sắc thái trong cách mỗi quá trình được tiến hành vật lý và được kiểm soát bằng điện tử. Ví dụ, hai đối thủ cạnh tranh với những sản phẩm giống nhau thường sẽ có những cách làm khác nhau. Sự đồng bộ ngẫu nhiên giữa các ngành làm tăng thêm sự đa dạng. Ngay cả các công ty hậu cần của bên thứ ba cũng làm những điều khác biệt.

Mô hình SCOR và các công ty như GS1 có bản thiết kế các quy trình chính sử dụng mã vạch và kiểm soát tần số vô tuyến, cung cấp các cách đọc và ghi dữ liệu tiêu chuẩn, nhưng các vật liệu vật lý xử lý hậu cần và cách thức thực hiện trong mỗi nhà kho có phần riêng biệt đối với từng doanh nghiệp. .

Điều này được thúc đẩy bởi các yếu tố bao gồm quy mô hoạt động của nhà kho, khả năng lưu trữ, nhiệt độ, hồ sơ đặt hàng, yêu cầu pháp lý, văn hóa công ty và khối lượng hàng hóa di chuyển qua cơ sở.

1. Nhận

Hành động xử lý sản phẩm vào kho và lên hệ thống.

Biên lai có thể dành cho các sản phẩm đơn lẻ, đồ vật, lít, thùng carton, gói, thùng, kg hoặc toàn bộ pallet. Các mặt hàng có thể lớn như pallet, hoặc nhỏ như đinh ghim. Cách tốt nhất để nhận sản phẩm là thông qua Thông báo Vận chuyển Trước (ASN) từ nhà cung cấp.

Với thông tin này trên hệ thống, người vận hành có thể quét mã vạch lô hàng để đưa ra ASN. Nếu việc giao hàng khớp với ASN, thì hệ thống có thể nhận hàng hóa. Nhưng tại thời điểm này, chúng vẫn đang ở giai đoạn dàn dựng, mặc dù đã sẵn sàng để đưa đi.

Một số hệ thống cho phép hàng hóa được nhận vào kho tại thời điểm này, trong khi những hệ thống khác yêu cầu hàng hóa được chuyển đến một vị trí kho cụ thể trước khi hàng tồn kho được cập nhật. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và cách thiết lập hệ thống.

Kết luận: Tổ chức ASN trên hệ thống của bạn để nhận và chuyển tự động. Tốt nhất, hãy sử dụng thiết bị RF để quét và cập nhật hệ thống quản lý của bạn.

 Tại Weixin Express, chúng tôi có các chuyên gia tư vấn quản lý hàng tồn kho với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, những người có thể giúp bạn lựa chọn, mua sắm và thực hiện các giải pháp phù hợp để hợp lý hóa quy trình nhận hàng của bạn.

 

2. Put-Away

 Một hệ thống tốt sẽ nhắc nhở nhân viên xếp hàng với một ghi chú cho biết rằng hàng đang trong quá trình xử lý chờ được vận chuyển đến vị trí lưu trữ. Quá trình bắt đầu khi các nhà khai thác chấp nhận nhiệm vụ chuyển đi từ Chương trình Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS), sau đó quét mã vạch liên quan của hàng hóa cần chuyển đi.

Nếu không có mã vạch, thì việc nhập thủ công có thể xác nhận rằng hàng hóa đã được xác định.

Lúc này hệ thống sẽ chỉ đạo nhân viên đưa hàng đến địa điểm lưu kho liên quan. Khi đến vị trí, người vận hành sẽ quét mã vạch vị trí kho có liên quan hoặc xác nhận thủ công rằng đã tìm thấy vị trí chính xác, sau đó đặt hàng hóa vào khe trước khi xác nhận rằng quá trình cất giữ đã hoàn tất. 

Kết luận: Sử dụng một hệ thống có thể đưa hàng hóa vào các vị trí trống theo nhu cầu của hàng hóa.

 

3. Picking

Có hai kiểu picking chính.

Sơ cấp: Đây là lần lấy hàng đầu tiên. Trong một số trường hợp, lần lấy hàng đầu tiên được chuyển thẳng đến khu vực dàn hàng hoặc băng ghế đóng gói để hoàn thiện, ký gửi và gửi đi, do đó lần lấy hàng đầu tiên trở thành lần lấy hàng cuối cùng.

Thứ cấp: Đây là quá trình chọn thứ hai. Một số lần chọn chính phải tuân theo quy trình lấy hàng thứ hai, đặc biệt trong đó hàng hóa đã chọn phải được phân bổ cho các đơn đặt hàng theo cụm (nhiều đơn hàng), hoặc các đơn đặt hàng rời rạc (đơn đặt hàng) thông qua quy trình hoặc hệ thống sắp xếp.

Với sự bùng nổ của bán hàng trực tuyến trên nhiều ngành, nhiều công ty đang tiến hành quy trình chọn hàng thứ cấp hơn bao giờ hết.

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, thông thường các đơn đặt hàng sẽ được phát hành theo 'thời gian thực' hoặc theo 'đợt'. Các đơn đặt hàng thời gian thực được tải xuống khi nhận được. Các đơn đặt hàng được tích lũy cho thời gian lấy hàng và tuyến đường vận chuyển cụ thể được gọi là 'sóng'.

Sóng có thể được phát hành theo quyết định của người quản lý DC theo các tiêu chí mà họ xác định. Như đã nói ở trên, việc chọn hàng có thể rời rạc, tức là từng đơn hàng một, theo cụm, tức là nhiều đơn hàng cùng một lúc, hoặc theo đợt, tức là chọn tất cả hàng hóa cùng một lúc để sắp xếp theo đơn đặt hàng cụ thể của khách hàng.

Thông thường, các công ty có thể sử dụng cả ba hình thức chọn. Với lượng đơn đặt hàng trực tuyến ngày càng tăng, các công ty ngày càng lắp đặt nhiều bộ máy lấy hàng như hệ thống treo tường, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống phân loại hàng hóa giữa người với người và hệ thống phân loại chéo, để đáp ứng với số lượng lớn hơn các đơn đặt hàng nhỏ.

Điều gì về độ chính xác của việc chọn? Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các nhà quản lý kho. Bạn có nên quét sản phẩm hoặc vị trí, hoặc cả hai trong khi chọn?

 

Sự cải tiến công nghệ không ngừng và sự phức tạp của hoạt động kinh doanh hiện đại buộc các công ty phải đầu tư vào các hệ thống ERP và WMS thích hợp để duy trì tính cạnh tranh.

 Điều này phụ thuộc phần lớn vào mức độ chính xác cần thiết. Nếu cả hai đều được quét, độ chính xác tăng lên, nhưng tốc độ chọn sẽ thấp hơn so với chỉ đơn giản là quét vị trí. Khi hệ thống thoại được sử dụng, sẽ không sử dụng tính năng quét, nhưng kiểm tra các chữ số tại vị trí phục vụ để đảm bảo nhà điều hành đang ở đúng vị trí.

Tính năng chọn giọng nói loại bỏ hoàn toàn nhu cầu quét, nhưng có một chút rủi ro. Rủi ro nằm ở chỗ người vận hành đạt được số lượng phù hợp, khi chọn, mà không mắc sai lầm.

Trong khi các công ty lo lắng về vấn đề độ chính xác, bằng chứng cho thấy rằng chỉ chọn giọng nói và / hoặc quét vị trí, mang lại mức độ chính xác cao đáng ngạc nhiên mà không cản trở tốc độ chọn. Đối với các kho 'chuyên sâu về độ chính xác', độ chính xác có thể được nâng cao bằng một ví dụ thống kê về kiểm tra QA, thông thường khoảng 10 đến 20% đơn đặt hàng.

Kết luận: Việc lấy hàng sử dụng một lượng lớn tài nguyên và có thể phản ánh khoảng 60% nhân viên kho trở lên. Hệ thống chọn hàng thông minh và WMS là yếu tố bắt buộc đối với các doanh nghiệp ngày càng phức tạp.

 

4. Đóng gói

Có rất nhiều cách mà hàng hóa được đóng gói trong các trung tâm phân phối. Thay vì đi sâu vào các chi tiết cụ thể của quy trình đóng gói, chỉ cần phác thảo năm quy tắc, nếu được tuân thủ, sẽ giúp nhóm của bạn đóng gói thành công:

Hàng hóa được chọn phải được truy nguyên về vị trí mà chúng được lấy từ đó, cộng với ngày tháng sử dụng và / hoặc mã số và ngày tháng 'theo đợt' có liên quan.

Kiểm tra độ chính xác và QA phải được tích hợp vào quy trình.

Việc lấy hàng từ các khu vực khác nhau trong kho phải được 'kết hợp' dễ dàng và được quản lý theo hệ thống để đảm bảo đơn hàng hoàn thành.

Hàng hóa phải được đóng gói theo đúng kích thước, số lượng, nhiệt độ, độ độc, giá trị, độ dễ vỡ, vệ sinh và các yêu cầu pháp lý.

Các lô hàng phải luôn được hệ thống truy xuất các tài liệu và / hoặc số hóa đơn để truy xuất nguồn gốc trong tương lai.

Kết luận: Đóng gói là một phần mở rộng của quá trình lấy hàng và phải được quản lý theo hệ thống và xử lý cẩn thận để đảm bảo rằng đơn đặt hàng được hoàn thành và chính xác.

 

5. Điều phối

Nghệ thuật điều phối thành công nằm ở khả năng của hoạt động để có hàng hóa sẵn sàng khởi hành, đúng lúc các hãng vận tải xếp xe tải của họ. Do đó, người quản lý DC phải cân đối và dự báo việc đóng gói và điều động theo thời gian đón của hãng vận tải.

Ví dụ, hàng hóa sẵn sàng quá sớm sẽ làm lộn xộn các khu vực dàn xếp, trong khi việc gửi hàng đến muộn sẽ làm chậm trễ việc xếp hàng và có khả năng gây ra giao hàng muộn. Như đã chỉ ra trước đó, nhiều công ty sử dụng hệ thống của họ để phát hành đơn đặt hàng, để chọn và đóng gói theo từng đợt, phù hợp với các tuyến đường giao hàng hoặc loại nhà vận chuyển cụ thể.

Kết luận: Tránh ùn tắc và giao hàng trễ bằng cách lên lịch các đợt lấy hàng phù hợp với thời gian lấy hàng của nhà vận chuyển.

 

6. Lợi nhuận

Đây là điều mà hầu hết các công ty mong muốn sẽ biến mất! Tuy nhiên, lợi nhuận là một phần phức tạp của hầu hết các doanh nghiệp và than ôi, số lượng lợi nhuận đang tăng lên đối với nhiều tổ chức - chủ yếu là do cuộc cách mạng thương mại điện tử. Đáng báo động là hầu hết các đơn đặt hàng trả lại của nhiều công ty chỉ dành cho một mặt hàng tại một thời điểm.

Sự phức tạp xung quanh việc xử lý trả về bắt buộc các quy tắc sau:

Khi khách hàng trả lại hàng hóa, họ nên tìm kiếm và được cấp Giấy phép Quản lý Trả hàng, trong đó nêu rõ những gì được trả lại và lý do tại sao.

Tất cả các khoản trả lại phải được truy nguyên, theo đơn đặt hàng, tài liệu và hóa đơn của họ.

Các công ty phải có quy trình trả hàng xác định trước trong đó mô tả những việc phải làm với hàng hóa sau khi nhận lại vào kho, ví dụ như trả lại kho, sửa chữa, tiêu hủy, loại bỏ, tái chế, trả lại cho nhà sản xuất, v.v.

Tất cả các khoản tín dụng phải được hệ thống ghi lại cùng với lý do tại sao hàng hóa được trả lại.

Hàng tồn kho phải được cập nhật khi hàng hóa được trả lại kho hoặc bị giữ lại để thực hiện các hành động khác.

Kết luận: Lợi nhuận là một phần phức tạp của bất kỳ doanh nghiệp nào. Phải có một quy trình xác định ghi lại toàn bộ quá trình giao dịch và tín dụng một cách chính xác và đáng tin cậy.

 

Điều thường xảy ra với các quy trình trả hàng, đặc biệt là trong các doanh nghiệp có doanh số bán hàng trực tuyến tăng trưởng nhanh chóng, đó là sự gia tăng lợi nhuận vượt quá khả năng của nhóm quản lý trong việc mở rộng nguồn lực và hệ thống cho phù hợp. Kết quả là, quá trình trả lại trở nên quá tốn kém và không hiệu quả.

Các chuyên gia tư vấn quản lý hàng tồn kho của chúng tôi tại Cục hậu cần rất thành thạo trong lĩnh vực hậu cần ngược và có thể giúp bạn đánh giá nhu cầu năng lực, xác định các hệ thống và quy trình thích hợp để cải thiện việc xử lý hàng trả lại và giảm chi phí, đồng thời thực hiện các thay đổi cần thiết mà không làm gián đoạn hoạt động hậu cần.

Xem lại các quy trình gia tăng giá trị của bạn và đảm bảo rằng hệ thống của bạn có thể xử lý các hoạt động và giao dịch cần thiết.

 

7. Gia tăng giá trị

Đây là một phần của hoạt động kinh doanh nơi sản phẩm được sản xuất, lắp ráp, lắp ráp, dán nhãn lại, sửa đổi, 'đốt cháy' hoặc trải qua một số quy trình gia tăng giá trị khác. Phần gia tăng giá trị là về việc thực hiện công việc trên sản phẩm để làm cho sản phẩm 'sẵn sàng để bán'.

Quá trình gia tăng giá trị này có thể phức tạp, đặc biệt khi nhiều mặt hàng khác nhau được kết hợp để tạo thành một sản phẩm mới.

Sự phức tạp xung quanh việc xử lý các quy trình gia tăng giá trị và bản chất thay đổi của các sản phẩm thành phần trong và ngoài các vị trí kệ có thể gây khó khăn.

Qua nhiều năm, các hệ thống đã phát triển để hỗ trợ, tuy nhiên có nhiều công ty nhận thấy việc ghi lại các thành phần gia tăng giá trị có thể không tương thích với cách thiết lập hệ thống hậu cần hoặc ERP hoặc WMS thông thường.

Kết luận: Xem lại các quy trình gia tăng giá trị của bạn và đảm bảo rằng hệ thống của bạn có thể xử lý các hoạt động và giao dịch cần thiết.

 

Kết luận

Vì vậy, bạn có nó, 7 quy trình chính 'giống nhau', nhưng 'khác nhau' cho mỗi tổ chức.

Từ những điều trên, bạn sẽ nhận ra rằng chuỗi cung ứng trung tâm phân phối hiện đại là một khối phức tạp của các quy trình, hoạt động và giao dịch — tất cả đều phải do con người tạo ra để làm cho kho hàng của bạn hoạt động hiệu quả.

Những ngày sử dụng sổ tay và bút chì hoặc thậm chí bảng tính để quản lý các chức năng kho dường như không còn lâu nữa, nhưng sự cải tiến công nghệ không ngừng và sự phức tạp của hoạt động kinh doanh hiện đại buộc các công ty phải đầu tư vào các hệ thống ERP và WMS thích hợp để duy trì tính cạnh tranh. Điều quan trọng không kém là chúng được định cấu hình chính xác cho các khía cạnh 'khác nhau' của doanh nghiệp của bạn.

Vậy, chúng là những quy trình chính nào và chúng được xử lý như thế nào?

Liên hệ thuê kho chung tại Hà Nội

Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Weixin (WXE)
ĐC: 48/282 Lạc Long Quân, Tây Hồ, HN
Hotline:  1900.0135
Mail: info@dichvukhochung.com
Website: dichvukhochung.com